En proyectos, manejamos lo que se conoce como el modelo de la triple restricción que incluye las variables Alcance, Costo y Tiempo.
Aunque este modelo ha evolucionado hacia una segunda triple restricción consistente de (Riesgos -Recursos –Calidad) u otras variaciones en las que Calidad y Rendimiento son incorporados, la intención sigue siendo la misma: La triple intersección de los conjuntos de variables tiende a ser vacía.
Heurísticamente se puede ver con la siguiente analogía de la Triple “B”:
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Bueno = Alta funcionalidad de Alcance
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Bonito = Rápido
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Barato = Bajo costo
Si lo quiere Bueno y Bonito, no le va a salir Barato. Si lo quiere Bueno y Barato no le va a salir Bonito (o quizás ni le salga). Si lo quiere Bonito y Barato, no le va salir bueno.
Cuando presentamos proyectos a la Alta Gerencia para su aprobación, en el (n+1)% de los casos con “n” tendiendo a 99, la solicitud de los jefes es que se cumpla la triple “B”. Comienza el equipo de proyectos a elaborar el estimado firme (aquel que en teoría tiene un error de no más del 10%) y cuando lo completan, es rápidamente rebotado por el comité de aprobación ya que el proyecto tardará mucho y/o es muy costoso.
Comienza entonces un proceso de “regateo” hacia abajo en el estimado de tiempo y costos donde típicamente se pide mantener la funcionalidad. Este regateo causa que el equipo de proyecto se ponga “creativo” y busque formas de meter un cuadrado de lado “L” dentro de un circulo de diámetro (L-1). El resultado es un incremento en el riesgo de ejecución del proyecto que casi invariablemente termina costando más de lo que se dijo y ejecutándose en hasta el doble del tiempo.
Moraleja: Si el equipo de proyecto es serio y tiene experiencia entonces por favor: “CRÉALE !!!”. Seguramente los estimados serán correctos en un alto % de las veces.
Si los costos/tiempos no son realmente aceptables, otras opciones a evaluar para no elevar los riesgos incluyen: reducción del alcance, división del proyecto en fases consecutivas en las que cada una sería tratada como un proyecto separado, reevaluación de la necesidad del proyecto, entre otras.
Si me dices: “Haaarmano… se lo tengo Bueno, Bonito y Barato”; yo le respondería con otro cliché: ”Si algo es demasiado bueno para ser cierto, entonces….”
Francisco Gómez, PMP
Gerente de Ventas y Proyectos Especiales
Soluciones para T.I.